Маленькие шаги. Планируем день с чистого листа.

В предыдущем посте я описал технику «Правило трех», которая позволяет мне ежедневно концентрироваться на самых важных целях. Расскажу о дополнительном правиле, которое позволяет сделать ежедневное планирование еще более эффективным.

Планируем день с чистого листа

Планирование трех целей происходит в несколько шагов:

  1. Формулировка начальных целей. Три цели на сегодня записываются с «чистого листа». Календарь или незавершенные вчера задачи не принимаются в расчёт. В итоге получаем три цели, которые выглядят самыми важными сегодня.
  2. Полная картина. Теперь надо посмотреть, что было обещано на сегодня и что было не завершено вчера. Дополняем картину, целей стало больше.
  3. Анализ и оценка. Оценить новое видение и долги. Сравнить их по важности. Оценить затраты. Подумать о возможных препятствиях и их устранении.
  4. Формулировка окончательных целей. Исходя из результатов предыдущего пункта оставляем из общего списка максимум три цели. Это наши цели на сегодня.

Если пропустить первый этап и сразу перейти ко второму, то большая часть эффекта от техники правила трёх пропадет. Вместо акцентирования на самом важном сегодня, всё может превратиться в очередной список дел, переносимых со дня на день. Польза, конечно, будет, но значительно меньше, чем при планировании с чистого листа.

Совет

Утро вечера мудренее.

Планирование с чистого листа необходимо делать утром, а не в конце предыдущего дня.
Вечером ты находишься еще под эмоциями прошедшего дня. Утром все может выглядеть уже немного по-другому. Ты переспал со своими мыслями, они упорядочились и ты можешь утром иначе расставить акценты.

Первый подводный камень - незавершенные дела.

Ты поставил цель вчера и не достиг её. Сегодня определил новую и тоже не достиг. В итоге - процесс есть, а результата никакого нет. Это плохой вариант, нам он не нужен.

Чтобы это не произошло, надо учиться не только формулировать цель, но и оценивать затраты на её достижение. Учимся с малого, мы ведь ставим цель на сегодня, на один день. Если ты не можешь спланировать один день, о каких планах на неделю, месяц, год или 5 лет может идти речь?

Именно для этого есть шаг анализ и оценка. Смотрим на цели, смотрим на свои обещания. Помним, что день - непредсказуем. Всегда прилетит ещё какая нибудь срочная задача, которую надо сделать обязательно сегодня, и ничего с этим не сделать. Оставляем на неё резерв. Если цели недостижимы, переформатируем. Возможно, разбиваем задачу, отрезаем от слона маленький кусочек, который сможем переварить сегодня.

Второй подводный камень - груз обещаний.

Ок, отлично, на первом шаге я понял, что сегодня есть более важная задача. Но мой день уже расписан, я уже дал всем обещания, что с этим делать?

Да, это известная ловушка. Мы хотим все успеть, поэтому часто для всех дел пытаемся сразу поставить дату завершения, напоминание, забить встречу в календарь. Как-то раз, общаясь с одним из коллег-руководителей, я обратил внимание на экран рабочего стола его компьютера. Этот экран был в несколько слоев покрыт окошками с напоминаниями о делах. За время нашей беседы на экране появилось еще несколько новых напоминаний, на которые он уже не обращал внимания. И по итогам встречи поставил себе еще несколько. Очевидно, что после встречи я потерял всякую надежду, что его обещания мне будут выполнены.

Обойти этот подводный камень уже тяжелее. Надо изменить свой подход к ведению списка задач, к управлению встречами, к выдаче обещаний. Это более сложная и длительная работа, о своих наработках по этой теме я буду писать в следующих статьях.

Ожидаемый эффект от использования правила

Начинает работать «правило Парето». Когда планируешь день с чистого листа, ты каждый раз выбираешь то, что важно сегодня. И делаешь в первую очередь задачи из тех 20%, что дают 80% результата.

В результате совместного ежедневного использования «правила трех» и «чистого листа», вырабатываются навыки:

  1. Умение выделять главное.
  2. Умение ставить достижимые цели.
  3. Умение планировать на горизонте 1 дня.

Scribing на память